Accord de sous-traitance

1.Les parties

Le responsable de traitement est le club, l'association ou le coach qui utilise Coach Squad Manager. C'est lui qui décide quelles données sont saisies et à quoi elles servent. Il reste responsable de la licéité de la collecte, et notamment du recueil de l'accord des représentants légaux pour les joueurs mineurs.

Le sous-traitant est l'éditeur de Coach Squad Manager, qui héberge la plateforme et traite les données pour le compte du club, uniquement sur ses instructions :

Alexandre GOIAME, entrepreneur individuel (micro-entreprise)
9 rue François Coppée — 91120 Palaiseau — France
SIRET : 929 700 508 00013
contact@coachsquadmanager.com

2.Objet, durée et nature du traitement

Objet : hébergement et mise à disposition d'un outil de gestion sportive d'équipe (effectif, matchs, compositions, statistiques, analyse vidéo, communication interne au staff).

Durée : le présent accord s'applique pendant toute la durée d'utilisation du service, et cesse avec la fermeture du compte du club.

Nature des opérations : collecte, enregistrement, organisation, structuration, conservation, consultation, modification, effacement.

3.Catégories de personnes et de données

Personnes concernées : joueurs (majoritairement mineurs), représentants légaux, coachs et membres du staff.

Données traitées : identité (nom, prénom, date de naissance), coordonnées du joueur et des parents, données sportives (poste, pied fort, licence, statistiques, compositions), photographies, vidéos d'entraînement et de match, appréciations du coach, blessures et absences, données de compte et journaux de connexion.

4.Obligations du sous-traitant

• Instructions documentées : ne traiter les données que sur instruction du club, et l'alerter si une instruction paraît contraire au RGPD.
• Confidentialité : n'autoriser l'accès qu'aux personnes ayant besoin d'en connaître, tenues à une obligation de confidentialité.
• Sécurité : mettre en œuvre les mesures décrites à l'article 6 ci-dessous.
• Assistance : aider le club à répondre aux demandes d'exercice de droits, ainsi qu'à ses obligations d'analyse d'impact et de notification de violation.
• Violation de données : notifier le club dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, en précisant la nature de l'incident, les données concernées et les mesures prises.
• Registre : tenir un registre des traitements effectués pour le compte du club et le tenir à sa disposition.
• Audit : mettre à disposition les informations permettant de démontrer le respect de l'article 28, et se soumettre à un audit raisonnable à la demande du club.

5.Obligations du club

• Disposer d'une base légale pour les données saisies, et recueillir l'accord des représentants légaux pour les joueurs mineurs.
• Informer les joueurs et leurs familles de l'existence du traitement et de leurs droits.
• Ne saisir que des données pertinentes et strictement nécessaires au suivi sportif.
• Veiller à la confidentialité des comptes remis aux coachs et au staff, et retirer les accès des personnes qui quittent le club.
• Documenter par écrit toute instruction particulière donnée au sous-traitant.

6.Mesures de sécurité

• Hébergement sur un serveur situé en France ; aucun transfert hors de l'Union européenne.
• Chiffrement des échanges en HTTPS avec renouvellement automatique des certificats.
• Mots de passe hachés par scrypt, jamais stockés en clair.
• Sessions par cookie HttpOnly, inaccessible au JavaScript.
• Cloisonnement strict des données par équipe, et droits différenciés par rôle.
• Limitation des tentatives de connexion et blocage des adresses suspectes.
• Journalisation des accès et des actions sensibles.
• Sauvegardes quotidiennes automatiques.
• Fichiers vidéo stockés hors de l'espace public, accessibles uniquement après contrôle des droits.

7.Sous-traitants ultérieurs

Le sous-traitant recourt à OVH SAS (2 rue Kellermann, 59100 Roubaix), pour la seule mise à disposition de l'infrastructure d'hébergement. Les données sont stockées dans le centre de données de Strasbourg, en France. Aucun autre sous-traitant ultérieur n'intervient sur les données.

Toute adjonction ou remplacement d'un sous-traitant ultérieur sera notifié au club au moins 30 jours à l'avance, période pendant laquelle le club peut s'y opposer et, le cas échéant, résilier.

8.Durée de conservation et sort des données

À la fin du contrat, le club choisit entre la restitution de ses données dans un format réutilisable et leur suppression. À défaut de choix exprimé dans les 30 jours, les données sont supprimées, ainsi que les copies existantes, sous réserve des obligations légales de conservation.

9.Acceptation et contact

Cet accord est accepté par le club lors de la création de son compte, en même temps que les conditions générales d'utilisation et la politique de confidentialité. La date d'acceptation et la version des documents acceptés sont conservées comme preuve.

Un exemplaire signé sur papier ou au format PDF peut être demandé à contact@coachsquadmanager.com.

Ce document constitue un modèle contractuel et non un conseil juridique. Avant d'accueillir les données de plusieurs clubs, il est vivement recommandé de le faire relire par un juriste spécialisé, et de compléter les mentions d'identification de l'éditeur (dénomination, adresse, représentant légal) dans les mentions légales.